Consejos para no tener escritorios caóticos

¿Ha visto alguna vez cajones con cajitas en el interior para subdividir el espacio y un armario con la ropa doblada como si fuesen paquetitos y ordenada por colores?

El dueño de ese armario seguramente sea fanático de la emperatriz del orden, Marie Kondo. La japonesa hace que todo gire en torno a una pregunta central: “brinda alegría?”. Si hay algo que no da felicidad, más vale deshacerse del objeto. Ese es su método. Y ahora también lo aplica al escritorio.

Este año la escritora publicó un libro junto a Scott Sonenshein, un psicólogo especializado en temas de organización, titulado “Alegría en el trabajo”.

El mismo consejo que daba para la casa ahora también vale para el lugar de trabajo: primero hay que dedicarse a los libros, luego a los papeles y por último al “komono”, que sería algo así como a los “diversos”. El punto final son los objetos de valor emocional.

La máxima de Kondo a la hora de ordenar es que todo debe pasar por la balanza de la selección. Lo que queda debe ser ordenado pulcramente en categorías y guardado, en caso ideal, en forma vertical y a la vista o en carpetas. Los “pendientes” del día de trabajo deben ser conservados en un apartado propio.

El principio del cajón de los cubiertos

El experto en eficiencia Jürgen Kurz opina que este método funciona bien cuando se lo aplica en el ámbito privado, como puede ser por ejemplo para ordenar la ropa, pero que en el lugar de trabajo no es tan sencillo evaluar todo según su aporte de felicidad.

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El autor del libro “Orden para siempre”, editado en alemán, tiene una máxima propia. “Todos tienen un área ordenada y ese orden es permanente”, asegura Kurz. Como ejemplo menciona el cajón de los cubiertos, que son colocados siempre en los mismos compartimentos después de ser usados.

“Pero así como está el cajón para los cubiertos, también hay otro tipo de ‘cajones’”, sostiene el especialista. Los cucharones, las cintas elásticas, el palo de amasar, todo está hecho un revoltijo. “¿Por qué no darle a cada objeto un hogar? De ese modo no estarán dando vueltas.”

Si uno traslada ese mismo principio al escritorio, la primera pregunta sería: ¿Qué objetos precisan un hogar? Para Kurz todos los lugares de trabajo deben tener siete sectores:

1. Los listados de consulta, como pueden ser agendas de teléfonos, códigos internos de las oficinas o los cronogramas laborales pueden ir todos juntos en una carpeta de folios.

2. Para los proyectos en curso pueden utilizarse organizadores con 31 compartimentos, por ejemplo. De ese modo uno puede poner en cada compartimento el material vinculado a un proyecto y de acuerdo a su fecha límite de tramitación.

3. Los proyectos que estén siendo trabajados en equipo pueden ser organizados del mismo modo, y el organizador debería estar al alcance de todos los compañeros implicados.

4. Las publicaciones informativas como ser revistas a las que uno querría echarles un vistazo en algún momento deben ir todas en una misma pila. Si esa pila alcanza determinada altura, hay que desprenderse de los diez ejemplares que estén más abajo.

5. Los elementos de escritorio como lápices, perforadora, papeles y demás también tienen que tener un sitio fijo, sea un cajón con compartimentos o en una cajita sobre el escritorio.

6. La lista de las cosas por hacer y el calendario pueden estar en algún sitio visible sobre el escritorio.

7. El correo entrante debería tener un estante propio, así no hay papeles por todas partes.

¿Tiene alguna ventaja tener el escritorio reluciente? Ese dicho de que el genio domina el caos no tiene asidero, sostiene Ghita Giede, que trabaja como coach de organización y orden.

Ordenar y organizar demandan mucho trabajo y requiere de una disciplina diaria, asegura, pero al fin de cuentas ahorra mucho tiempo porque evita que uno esté buscando cosas permanentemente.

“La gente pierde hasta 90 minutos por día buscando algo o colocando cosas primero en un lugar y después en otro”, dice Giede. La consecuencia es clara: todos se enojan. El jefe, los compañeros y uno mismo. Y pese a estas situaciones tan habituales no se le suele dar tanta importancia al orden, se prioriza o da valor a muchas cosas que parecen ser más importantes.

“El vaciador de superficies”

Giede recomienda convertirse en un “vaciador de mesas”, es decir, que sobre la mesa sólo esté lo imprescindible como el monitor, el teclado, el mouse, el teléfono, un bolígrafo y un papel.

A la hora de ordenar, aconseja colocar todo en cuatro cajas: en una las cosas para regalar; en la segunda, las cosas por conservar; en la tercera, cosas con las que uno duda y en la cuarta todo lo que va a la basura.

Otra cosa importante: el orden en la computadora. Giede recomienda tener muchas carpetas. Ella las coloca en orden alfabético: arma ordenadores con las letras del abecedario y luego, en la carpeta central de la letra A coloca, también en orden alfabético, todo lo que comience con esa letra.

Todo bajo control

¿Quién no se ve sepultado por una montaña de correos electrónicos de vez en cuando? Kurz tiene una propuesta para evitarlo: es inútil chequear los mails y punto.

“Con un mail sólo se pueden hacer cinco cosas: borrarlo, reenviarlo, archivarlo, tramitarlo o ponerle fecha para liquidarlo”. Kurz recomienda hacer cualquiera de las primeras cuatro tareas de inmediato.

“Todo lo que no lleve más de cinco minutos hay que hacerlo en el acto”, aconseja. Los mails que llevarían más tiempo deben ir a una lista de cosas por hacer. “Cuando está todo en una lista, no sentimos tanto estrés porque sentimos que tenemos la situación bajo control”, asegura el experto.

Tener el escritorio ordenado también es un punto importante, por eso Kurz recomienda perder un poquito de tiempo y generar un cambio que será para mejor. Muchos buscan la perfección y la realidad es que el 99 por ciento de las personas no son perfectas. Sin embargo, “si Usted es supercaótico, tener al menos la mitad del escritorio ordenado será una mejora”. (DPA)

“La gente pierde hasta 90 minutos colocando cosas primero en un lugar y después en otro”